Digital opbevaring af bilag – bogføringsloven moderniseres.

Digital opbevaring af bilag er nu et krav efter ændringer i bogføringsloven, der træder i kraft 1. juli 2022. Det giver muligheder og nye fordele - også selvom du skal ændre nogle arbejdsgange. Er du klar til et digitalt bogholderi? Læs mere om de nye krav herunder.

De nye ændringer om digital opbevaring af bilag betyder, at der stilles krav til at føre digitalt bogholderi. I mange år har bogholderi primært omhandlet håndtering af fysiske bilag, men med den nye bogføringslov kommer vi et skridt tættere på et papirløst samfund.

Læs videre i indlægget herunder, hvor vi gennemgår nogle af de vigtigste punkter i kravene til digital opbevaring af bilag.

Du kan naturligvis også kontakte Amesto AccountHouse – så skal vi nok sikre, at du overholder de nye krav og regler.

DIGITALT BILAGSMATERIALE BLIVER ET KRAV FRA 1. JANUAR 2023

Lovforslaget omkring digital opbevaring af bilagsmateriale forventes at blive vedtaget og træde i kraft den 1. juli 2022. Dermed er det allerede fra regnskabsåret 2023, at du skal over til et digitalt bogholderi for at opfylde kravene i bogføringsloven. Med andre ord har disse ændringer til årsregnskabsloven først virkning for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2023 eller senere.

Når vi siger “digital opbevaring af bilag”, så kan det lyde meget voldsomt. Sandheden er dog, at langt de fleste allerede har et digitalt bogholderi. De fleste regnskabsprogrammer inkluderer nemlig digitale bilag. Det sker, når en virksomhed scanner og uploader bilag, så de relevante medarbejdere kan kontere og godkende disse.

Uanset om din virksomhed allerede er vant til, at bilag er digitale, eller om du foretrækker de gode gamle ringbind, så bliver det fremover obligatorisk med digital opbevaring af regnskabsmateriale.

DE 5 STØRSTE ÆNDRINGER I DEN NYE BOGFØRINGSLOV

Bilag skal være digitale fremover. Det sker i takt med, at bogføringsloven opdateres (og moderniseres). Dermed er fysiske bilag, typisk opbevaret i mapper eller ringbind, ikke længere nok.

Herunder følger fem af de væsentligste ændringer i den nye bogføringslov, der gælder fra årsregnskabsåret 2023.

1. Indføring af krav om digital opbevaring af regnskabsmaterialet, hvilket inkluderer behørig sikkerhedskopi. Kravet vil ikke gælde for meget små virksomheder med personlig hæftelse – som fx forældrekøbs-lejligheder.
2. Erhvervsstyrelsen får hjemmel til at gennemføre en risikobaseret bogføringskontrol af virksomheder, der ikke har indsendt deres første årsrapport og virksomheder, der har fravalgt revision.
3. Indføring af forenklede krav til virksomheders beskrivelse af deres procedurer for registrering af transaktioner samt opbevaring af regnskabsmateriale.
4. Definitionen af regnskabsmateriale udvides til nu også at omfatte dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport.
5. Der indføres et højere bødeniveau med mulighed for bøder helt op til 1,5 mio. kroner. Bøder gives, hvis en virksomhed ikke kan stille det originale, digitale regnskabsmateriale eller den digitale sikkerhedskopi til rådighed for myndigheder, der har hjemmel til indsigt i materialet.

Foruden de fem ovenstående ændringer til bogføringsloven er der naturligvis også en række ændringer til årsregnskabsloven. De to love hænger, i sagens natur, helt tæt sammen.

Skal du bruge hjælp til at sikre, din virksomhed kan overholde alle krav og regler i bogføringen, så kontakt Amesto AccountHouse her >

HER ER HVAD ÆNDRINGERNE BETYDER FOR DIG!

Som en hurtig opsummering kan det siges, at de berørte virksomheder (og foreninger) fremover vil få følgende pligter:

• Virksomheden skal registrere samtlige transaktioner og opbevare registreringer og bilagsmateriale i et digitalt bogføringssystem
• Virksomheden har oplysningspligt til at fortælle hvilket bogføringssystem, der anvendes, når årsrapporten indsendes

Når man siger det på den måde, så lyder det jo simpelt nok. Især hvis din virksomhed allerede i dag benytter sig af et digitalt regnskabssystem.

HAR DU STYR PÅ BOGFØRINGSLOVEN ANNO 2022?

Det kan på det kraftigste anbefales, at du sætter dig ind i den nye 2022 bogføringslov. Har du ikke styr på dit digitale bilagsmateriale, kan du nemlig risikere bøder.

Du kan altid – helt uforpligtende – kontakte Amesto AccountHouse og høre, hvordan vi kan hjælpe, så også din virksomhed overholder den nye bogføringslov. Hos Amesto AccountHouse har vi endda flere års erfaring med remote lønkonsulenter og tilbyder fremover også remote økonomikonsulenter. Dermed har det ingen betydning, hvor i landet din virksomhed ligger. Vi er aldrig mere end et opkald væk.

Desuden har vi rigtig mange års erfaring med at være en ekstern specialist, når virksomheder outsourcer deres regnskab til os.